SempreVale


                Otimização Logística Supermercados SempreVale


Atuante no mercado há mais de 25 anos, os Supermercados SempreVale é uma empresa idônea da rede de varejo no segmento supermercadista do Estado de São Paulo. Sendo classificada como umas das 50 melhores empresas de Varejo do Brasil e classificada como uma das 15 melhores redes de São Paulo, a empresa vem constantemente se expandindo e conta com mais de 19 Lojas distribuídas em 7 cidades na região central do estado de São Paulo, sendo:  Limeira, São João da Boa Vista, Vargem Grande do Sul, Porto Ferreira, Mococa, São Carlos e Araraquara.


Para atender a demanda de suas Lojas, a empresa conta com uma frota própria para transporte e abastecimento de suas lojas totalizando 26 veículos, 02 Centros de Distribuição (CD’s), sendo 01 principal sediado em Limeira com aproximadamente 5 mil m² e 01 secundário localizado em Araraquara, possuindo aproximadamente 3 mil colaboradores ativos e 25 mil m² de área de vendas. Seus principais fornecedores se concentram em São Paulo e possui um lead-time médio de 3 a 5 dias de abastecimento de seus fornecedores.

               

Visando  o aperfeiçoamento, a otimização e a redução de custos de sua logística, os Supermercados SempreVale contratou a ABGroup Desenvolvimento de Negócios para realizar o diagnóstico e a otimização da sua operação. O Projeto iniciou-se em Agosto de 2014 e teve uma duração de aproximadamente 13 meses ficando conhecido como Projeto Abastecer.


O Projeto Abastecer


Na Reunião inicial do Projeto, foi realizado um planejamento juntamente com a diretoria do SempreVale onde foi estabelecido um plano estratégico para realizar as ações necessárias para que a otimização da operação pudesse ocorrer. O Escopo do Projeto contou com mudanças físicas no CD Atual e análise de mudança para um novo CD, implantaçao de um software de gestão de armazéns (WMS), Revisão e adequação dos processos logísticos e Revisão na Estrutura Organizacional do CD de Limeira.


Implantação do Layout


Através de um diagnóstico inicial na operação do CD, diversas situações físicas encontradas ocasionavam gargalos na execução dos processos logísticos que, por sua vez, aliados a falta de controle das atividades e falta de gerenciamento da equipe, geravam demora no abastecimento as lojas e divergências de produtos entregues causando muitas reclamações do CD por parte das Lojas. Mediante situação inicial, foi proposta a instalação de Boxes para controle de entrada e saída dos produtos ao CD agregado com instalação de câmeras de vigilância, ações que permitiram gerar segurança para a operação e redução das reclamações.


Quando a estrutura física do CD fora solicitado a complementação das estruturas porta-paletes atuais e foco para armazenamento de mercadorias, pois, os mesmos estavam sendo utilizados para outro fim. Na antiga forma de armazenamento, as estruturas porta-paletes não tinham organização otimizada com o fluxo da operação e eram insuficientes diante da demanda. Após a conclusão da alocação das estruturas e juntamente com um layout adequado de implantação (divisões de ruas e corredores) o fluxo ficou melhor permitindo agilidade na operação de armazenamento. A quantidade de posições que era de 648 posições-paletes passou para 1835 posições-paletes ampliando em 3x sua capacidade de armazenagem original.


Para adequar a real necessidade da operação foi analisado também, um grupo de produtos comercializados pela empresa cujas caracteristicas tinham uma politica de abastecimento imediato às lojas, fato que gerou uma demanda para implantação de uma área dedicada para o giro destes produtos e um processo pré-definido. Anteriormente, os produtos estavam sendo processados de forma descontrolada dentro do armazém. Além destas melhorias físicas foram definidas também: organização da área dos produtos definidos para serem trocados com o fornecedor, limpeza e organização do CD através de método SOL e 5’s, implantação de área e processos para produtos de FLV, entre outras ações.

Com relação ao novo CD, foi realizada várias análises para implementação. O melhor modelo para a empresa ficou sendo a execução do empreendimento ser realizada via modelo Built-to Suit junto com um layout pré-definido pela ABGroup otimizado para o modelo da operação SempreVale. No entanto, devido as condições instáveis da economia atual, o projeto foi colocado em Stand by até um futuro próximo que permita investimento a longos prazo e de forma sustentada.


Implantação do WMS e Processos Logísticos


Durante a reunião inicial do projeto, ficara definido a alocação de um software WMS que pudesse gerenciar a operação logística em conjunto com o ERP utilizado. Diante desta, fora levantada as principais empresas disponíveis no mercado e solicitado orçamentos para implantação. Com todas as informações levantadas, investimentos necessarios e reuniões com o proprietário da empresa, ficou definida que a oportunidade de implantação do software ficaria com a empresa VR Software que já operava o ERP da empresa deste o início de sua existência. O desenvolvimento do software contaria com a espertise da ABGroup para a orientação em como o sistema deveria trabalhar e quais processos deveria integrar.


Em suma, após várias reuniões de orientação com processos logísticos, planos pilotos apresentados, cadastro de produtos aplicados, testes unitários e integrados realizados, erros de programação acertados, definições da diretoria, pôde-se apresentar uma versão estável de implementação após 11 meses de desenvolvimento. Com muito material e orientação da ABGroup, a versão básica do WMS recem-criada estava funcional e prática permitindo o treinamento da equipe da operação com os equipamentos, com a mesa de operação, com a portaria para recebimento agendado de mercadorias, controle dos veículos nos boxes, divisão de operação de armazenagem e operação de cross-docking, geração de mapas de abastecimento, controle de endereços e demais processos logísticos a serem aderidos para a nova operação.


Na virada do sistema antigo para o sistema novo foi feita uma celebração com toda a equipe marcando uma nova fase da empresa. A virada foi relizada de forma muito tranquila e controlada onde a empresa pôde contemplar, logo após uma semana de operação, o rápido processamento dos pedidos no CD, o controle total da operação e abastecimento preciso das lojas, resultado que permitiu a empresa trabalhar de forma mais estratégica o sortimento dos produtos em suas lojas.


Revisão da Estrutura Organizacional


Com as mudanças fisicas e tecnológicas que estavam em andamento a ABGroup precisou analisar a Estrutura Organizacional para que pudesse encaixar as melhorias para a operação. Ela pôde identificar, através de um diagnóstico, que a operação anterior não estava sendo aproveitada de forma eficaz devido a seu baixo gerenciamento de recursos humanos disponíveis. As atividades de recebimento e expedição estavam sendo executadas pelos gestores e não por sua equipe o que gerava ociosidade na equipe pela falta de gerenciamento de tarefas e diversas outras situações.


Diante desta realidade, a ABGroup sugeriu que o gerente da operação atual fosse substituido devido a sua dificuldade na assimilação dos métodos propostos e a equipe fosse dividida por responsabilidades e atividades propondo a estrutura organizacional padrão da logística: M&A (Equipe de Movimentação e Armazenagem), PCE (Equipe de Planejamento e Controle de Estoques), FPP (Equipe para Faturamento e Processamento de Pedidos), PCL (Planejamento e Controle Logistico) e Transportes, ambos  geridos pelo Gestor da Logística.


Em suma, a implantaçao foi realizada de forma gradual conforme o sistema foi tomando forma e efeito. A proposta também abordou a estruturação dos turnos de trabalho, pois havia muita demanda de trabalho para ser realizada limitada pela quantidade reduzida de docas disponíveis. Com isso, fora negociada a implantação de 03 turnos de forma gradual sendo executada inicialmente a adoção de 02 turnos de trabalho para aderir aos processos e posteriormente 03 turnos quando agregar a operação FLV dentro do sistema.


A adoção da metodologia surtiu efeitos positivos na equipe e a mesma passou a enxergar a gestão em todos os procedimentos da logística, tanto para quem e quais são as atividades de cada colaborador e o respeito diante da equipe diante seus líderes. A ociosidade diminuiu consideravelmente devido a gestão dos processos e pessoas gerido pelo sistema desenvolvido ganhando-se flexibilidade no direcionamento das equipes diante das variações de demanda de setores dentro da logística.


Principais Resultados


Com a otimização dos processos e as mudanças implantadas, os Supermercados SempreVale ganharam uma série de vantagens na sua área de logística. Alguns dos principais resultados foram:


  • Otimização dos equipamentos existentes;
  • Ampliação da capacidade de armazenagem em 3x a capacidade original;
  • Estratégia no armazenamento e processamento de produtos no CD possibilitando desafogar as lojas;
  • Redução da onerosidade da equipe;
  • Gerenciamento maior da equipe;
  • Visão clara sobre responsabilidades individuais;
  • Automatizaçao dos processos através do sistema de gerenciamento do CD (WMS);
  • Fluxo de trabalho orientado pelo sistema;
  • Utilização de Tecnologia de RF;
  • Controle na Entrada e Saída de mercadorias no CD;
  • Redução de erros operacionais;
  • Possibilidade de novas operações no CD (FLV, Frios, Cesta-básica);
  • Organização do CD e área de Trocas/Avarias;
  • Integração entre áreas (Comercial/Logística/Lojas/transporte);
  • Atendimento correto às Lojas;
  • Redução de custos com retrabalhos;
  • Diminuição tempo de processamento das mercadorias no CD.


O Projeto implantado pela equipe ABGroup para a rede SempreVale, atendeu a as expectativas do cliente, pois além de padronizar a logística da empresa gerou uma redução de custos significativa nas operações diante das ações executadas tornando a operação simples e prática de modo a ter continuidade nas melhorias e inteligência na mensuração das informações logísticas da empresa.


                             Antes                                                                                                                                                     Depois












                    

                                 Antes                                                                                                                                                Depois











                                                  Antes                                                                                                                    Depois